Как использовать онлайн-кассы в 2024 году: руководство для предпринимателей

С начала 2024 года некоторые пользователи онлайн-касс будут обязаны соблюдать новые требования. Однако вместе с этим им будут доступны инновационные инструменты, которые помогут упростить процесс проведения операций через ККТ. Цель этой статьи — разобраться в нормативных актах, касающихся онлайн-касс, и пролить свет на последние изменения в этой сфере.

Мы подготовили подробное руководство по работе с ККТ, где рассказываем об изменениях в законодательстве, обязательных критериях использования, процессе регистрации и оптимальных вариантах выбора в этом меняющемся ландшафте.

Кто обязан использовать онлайн-кассы в 2024 году, а кто нет

Использовать ккм онлайн-кассы обязаны все предприниматели и юридические лица, за исключением тех, кто подпадает под установленные исключения. К ним относятся организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся определенными видами деятельности, перечень которых прописан в законе №54-ФЗ.

Для всех остальных организаций и индивидуальных предпринимателей обязательно использование онлайн-касс.

Штрафы за работу без онлайн-кассы в 2024 году

В 2024 году ведение бизнеса без использования онлайн-кассы может повлечь за собой серьезные штрафные санкции согласно статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Размеры штрафов для различных категорий нарушителей следующие:

— Должностные лица и индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 25 до 50 % от каждой операции, не оформленной через онлайн-кассу, но не менее 10 000 рублей.

— Юридическое лицо обязано заплатить от 25% до 100% от каждой операции, не прошедшей через онлайн-кассу, но не менее 30 000 рублей.

— В случае повторного нарушения, кроме штрафов, предпринимательская деятельность может быть приостановлена на срок до 90 дней, а должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года.

— За проведение операций с ошибками или использование незарегистрированного кассового аппарата индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на сумму от 1 500 до 3 000 рублей, а юридическое лицо — на 10 000 рублей.

— Невыдача чека влечет за собой штраф в размере 2 000 рублей для должностного лица и 10 000 рублей для организации.

Как зарегистрировать онлайн-кассу и начать работу

1. Выберите тип онлайн-кассы и убедитесь, что она включена модели кассовых аппаратов в реестре ФНС. Если в модели отсутствует фискальный накопитель, его необходимо приобрести отдельно.
2. Заключите договор с оператором фискальных данных и удостоверьтесь, что он одобрен на сайте ФНС.
3. Обеспечьте постоянное подключение онлайн-кассы к интернету, так как при потере связи более чем на 30 дней может быть наложен штраф в размере 10 000 рублей.
4. Получите электронную цифровую подпись для регистрации. Это можно сделать бесплатно в налоговой инспекции или приобрести у аккредитованной организации.
5. Зарегистрируйте новый кассовый аппарат ккт в налоговой инспекции лично или через личный кабинет. В течение 24 часов введите полученный номер в кассовый аппарат ккт и получите первый чек.
6. Сформируйте отчет о регистрации в личном кабинете, внеся данные из первого чека. Получите регистрационную карту, позволяющую использовать онлайн-кассу.
7. Дополните оборудование сканером штрих-кодов для эффективной идентификации товара и платежным терминалом для оплаты картой.
8. Если регистрация производится без электронной цифровой подписи, предоставьте бумажное заявление (форма КНД-1110061) в налоговую инспекцию и дождитесь до пяти дней. Затем введите выданный номер в течение 24 часов, повторив шаги 6 и 7.

Работа с онлайн-кассой: важные этапы и изменения в 2024 году

Ответственность за работу с онлайн-кассой возлагается на лиц, осведомленных о ее инструкциях и основных функциях. Важно начать смену с отчета о начале смены, обеспечивая стабильное интернет-соединение, отправку отчета оператору фискальных данных (ОФД) и в ФНС.

Каждая операция должна сопровождаться формированием чека, независимо от ее типа (продажа, аванс, возврат, корректировка или расход при покупке у клиента). В случае проведения операции без использования онлайн-кассы или при ее отключении, необходимо использовать чеки коррекции (приходные или расходные) с пояснительной запиской о причинах коррекции для представления в ФНС.

Закрытие смены обязательно должно произойти в течение 24 часов после отчета о начале смены, с приложением сформированного отчета о закрытии смены и приеме наличных.

Изменения в работе с онлайн-кассами в 2024 году

Продление временных ограничений на проверки

Правительство продлило мораторий на проверки бизнеса еще на год, согласно постановлению № 2140 от 14.12.2023. Но важно отметить, что мораторий лишь ограничивает, но не отменяет меры контроля. До конца 2024 года выездные или документарные проверки могут быть проведены только по решению руководителя ФНС или его заместителя. В случае обнаружения нарушений, возможны контрольные закупки с назначением предписаний и потенциальными штрафами. Более подробно о штрафах за нарушения в рамках 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике можно узнать из материала «Беспрерывные проверки и не только: за что штрафуют нарушителей 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике».

С 1 сентября 2024 года вступают в силу изменения в правилах использования контрольно-кассовой техники (проект Федерального закона № 500600-8):

—  Использование информационного ресурса «Мои чеки онлайн»: для передачи кассовых чеков будет использоваться информационный ресурс Федеральной налоговой службы «Мои чеки онлайн». Эта инициатива призвана помочь компаниям и индивидуальным предпринимателям экономить на расходах по печати бумажных чеков и соответствующей документации.

—  Упрощенная процедура регистрации кассового аппарата: регистрация, перерегистрация и снятие с регистрации кассовых аппаратов теперь может осуществляться через портал государственных услуг или непосредственно через производителя техники. Кроме того, при перерегистрации кассы для замены фискального накопителя в фискальном кассовом аппарате будет не нужно подавать заявление в Федеральную налоговую службу.

—  Сокращение сроков регистрации: срок регистрации, перерегистрации и снятия с учета ккт контрольно-кассовой техники сократится с 10 до 5 рабочих дней.

Эти изменения направлены на упрощение и совершенствование работы с кассовыми аппаратами, сокращение бюрократических процедур и повышение эффективности использования онлайн-ресурсов.

Планы Министерства финансов на 2024 год

Министерство финансов планирует провести изменения в законодательстве, касающемся деятельности Федеральной налоговой службы и правил применения онлайн-касс. Основная цель предполагаемых поправок заключается в укреплении налогового контроля за использованием онлайн-касс.

В рамках оперативного контроля со стороны Федеральной налоговой службы будут приняты разнообразные меры, направленные на обеспечение соблюдения правил работы с онлайн-кассами и операторами фискальных данных (ОФД). Эти меры включают в себя наблюдение, оперативный мониторинг, контрольные закупки и комплексный операционный контроль.

Запрет фиктивных расчетов через онлайн-кассы

Кроме того, введение запрета на фиктивные расчеты через онлайн-кассы будет способствовать предотвращению фиктивных операций, зарегистрированных в кассовом аппарате. Нарушители подвергаются штрафам в размере от 25 до 50% от суммы расчетов для индивидуальных предпринимателей (но не менее 10 000 рублей) и от 75 до 100% от суммы расчетов для компаний (но не менее 30 000 рублей). Повторное нарушение может повлечь за собой приостановление деятельности компании или индивидуального предпринимателя.

Кроме того, компании и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием платежей без использования ккм онлайн-касс, могут столкнуться с блокировкой своих веб-ресурсов, мобильных приложений, страниц в социальных сетях и аккаунтов в мессенджерах. Эта мера применяется к рецидивистам, совершившим не менее двух аналогичных правонарушений в течение года и имеющим общую сумму незарегистрированных платежей, равную или превышающую 1 миллион рублей.

Блокировка платежных устройств

Прием платежей без использования онлайн-касс, а также использование платежных терминалов и торговых автоматов может стать основанием для блокировки этих платежных устройств. Максимальный срок такой блокировки составляет 90 дней. Организации, однако, могут ускорить процесс разблокировки, подключив устройство к онлайн-кассе и предоставив необходимые данные в налоговую службу.

Повышение статуса кассового чека до статуса первичного документа

С целью упрощения процедуры подтверждения расходов в бухгалтерии планируется повысить статус кассового чека до статуса первичного документа. В настоящее время кассовый чек признается первичным документом лишь при наличии конкретных реквизитов (согласно ст. 9 закона от 06.12.2-11 № 402-ФЗ). Предполагаемые изменения исключают требование о наличии подписей и должностей в качестве обязательных реквизитов.

Предполагаемые поправки к законодательству о кассовых аппаратах

В декабре 2023 года был представлен проект поправок к закону № 54-ФЗ, который в настоящее время находится на рассмотрении в Государственной Думе. Предполагаемые изменения направлены на:

— упрощение процесса перерегистрации;

— разрешение замены фискальных накопителей (ФН) без подачи заявления в налоговую инспекцию;

— разрешение подачи отчета о перерегистрации, сформированного кассовым аппаратом;

— расширение возможностей регистрации кассовых аппаратов через Госуслуги или напрямую через производителей ОФД;

— сокращение времени обработки документов и сроков рассмотрения заявок на регистрацию кассовых аппаратов до пяти рабочих дней с десяти.

Эквивалентность платежей через БПС

Планируется считать платежи через БПС (банковскую платежную систему) эквивалентными платежам по карте и ввести обязательную отмену чеков при оплате через QR-код, которая должна осуществляться в момент оплаты.

Освобождение для некоторых индивидуальных предпринимателей

Также предусматривается освобождение от применения контрольно-кассовой техники при безналичных расчетах определенных индивидуальных предпринимателей, осуществляющих образовательную деятельность на основании лицензии и деятельность в области физической культуры и спорта. При этом основной вид деятельности этих предпринимателей должен соответствовать обязательному условию для освобождения. Предполагается, что предложенные нововведения начнут действовать с 1 сентября 2024 года. Важно отметить, что документ находится на стадии рассмотрения, и его содержание может быть изменено.