Как работать с онлайн-кассами и ОФД в 2023 году

Многие сферы бизнеса обязаны применять виртуальные кассы и Обязательный фискальный документооборот (ОФД). Удивительно, что даже те, кому фактически разрешено не использовать ККТ, зачастую принимают решение подключиться к системе. Поэтому давайте еще раз разъясним основные вопросы, касающиеся работы с инфраструктурой, а также сервисами, где соблюдаются требования 54-ФЗ.

Технические кассовые аппараты, фискальные накопители и чеки – это важные аспекты, на которые важно обращать внимание, чтобы соблюдать законы. На сегодняшний день кассовая дисциплина стала все более распространенной, так как она предоставляет удобства для бизнеса: нет необходимости самостоятельно отправлять чеки в налоговую инспекцию, так как это делает специальное оборудование и ПО. РФ может похвастаться впечатляющим количеством кассовых аппаратов – более 3 миллионов.

Стоит отметить, что не все предприниматели обязаны пользоваться ККТ. Кому разрешено не применять ККТ cогласно статье 2 закона № 54-ФЗ, имеют право работать без виртуальной кассы следующие категории предпринимателей и граждан:

— Предприниматели, продающие мороженое в ларьках, занимающиеся розливом б/а напитков, осуществляющие ремонт обуви.

— Предприниматели, предоставляющие услуги по присмотру и уходу за людьми.

— Граждане, которые платят налог на доходы физических лиц (НПД).

— Предприниматели, осуществляющие свою деятельность в труднодоступных районах. При выборе кассы и фискального накопителя (ФН) следует учитывать пару условий. Во-первых, необходимо проверить, что выбранная модель ККМ находится в реестре ФНС. Если она не зарегистрирована в реестре, ее нельзя будет зарегистрировать и использовать. Это может привести к наложению штрафа не менее 30 000 рублей для юридических лиц. Во-вторых, при выборе ФН необходимо обратить внимание на следующие факторы: включение в реестр ФНС и соответствие срока действия ФН требованиям вашей деятельности.

Значимые факторы, влияющие на выбор фискального накопителя, включают:

1. Система налогообложения: Различные страны и регионы имеют различные системы налогообложения, и требования к фискальным накопителям могут различаться. Например, некоторые страны требуют использовать специфические типы накопителей, чтобы соответствовать своим налоговым законодательствам.

2. Вид деятельности: Продажа товаров и оказание услуг могут иметь различные требования к фискальным накопителям. Например, некоторые накопители могут быть разработаны специально для использования в розничной торговле, в то время как другие могут быть подходящими для предоставления профессиональных услуг.

3. Наличие подакцизного и маркированного товара: Если организация занимается продажей подакцизных товаров, таких как алкоголь или табак, или маркированных товаров, таких как лекарства, это может потребовать специфических требований к фискальным накопителям.

4. Наличие сезонной деятельности: Если организация имеет сезонность в своей деятельности, то может потребоваться выбрать фискальный накопитель, удовлетворяющий временным требованиям.

Например, накопитель, который поддерживает временное хранение данных или имеет возможность быстрой обработки большого объема транзакций в периоды пиковой активности. Зачастую предприниматели делают ошибки при регистрации виртуальные кассы в налоговой инспекции после приобретения кассового аппарата и фискального накопителя. После получения карточки регистрации необходимо начать использование виртуальной кассы.

Уведомление о присвоении регистрационного номера не является разрешением на использование кассы. После получения карточки регистрации вы должны выполнить необходимые технические настройки и подключиться к системе онлайн-касс. Для использования виртуальной кассы, вам может потребоваться также заключение договора с провайдером фискальных данных (ПФД), который будет обрабатывать и отправлять данные в налоговую службу.

5. Соответствие данных об операторе фискальных данных (ОФД): Необходимо убедиться, что информация об ОФД идентична информации в кассе. В случае смены ОФД следует произвести перерегистрацию.

6. Корректность введения регистрационного кода ФН или ИНН: Вводимые данные о регистрационном номере фискального накопителя (ФН) или индивидуальном налоговом номере (ИНН) должны быть корректными, поскольку после ввода некорректных данных их исправление уже невозможно, и понадобится приобретение нового ФН.

7. Важно, чтобы информация, указанная в кассе, соответствовала данным, предоставленным налоговой службе. Это поможет избежать возможных проблем в будущем.

8. После получения карточки регистрации необходимо отправить отчет в налоговую инспекцию в течение одного дня. Несоблюдение этого срока может привести к непредвиденным последствиям.

9. Не пытаться зарегистрировать кассовые модели, которые не включены в реестр ФНС: Важно убедиться, что выбранная модель фискального накопителя или виртуальные кассы присутствует в реестре ФНС. Попытка регистрации неподходящей модели может привести к проблемам в будущем. Несоблюдение процедуры перерегистрации может привести к нарушениям законодательства.

Например, в случае несоблюдения процедуры перерегистрации виртуальной кассы при изменении адреса или места установки кассы, оператор может быть подвергнут административной ответственности, предусмотренной законодательством о фискальных устройствах.

Также, если оператор не произведет перерегистрацию при смене оператора фискальных данных, это может привести к проблемам с передачей и хранением фискальных данных организации, а также возникновению непринятых и неподтвержденных чеков при расчетах с покупателями. В общем случае, перерегистрация виртуальной кассы является неотъемлемой частью законодательно установленных процедур по учету и контролю фискальных операций. Ее невыполнение может повлечь за собой административные или финансовые последствия и создать проблемы при дальнейшей деятельности оператора.

Поэтому рекомендуется всегда своевременно и правильно процедуру перерегистрации выполнять, чтобы избежать негативных последствий и соблюдать требования законодательства. Касса может быть снята, если не соответствует требованиям законодательства. В такой ситуации необходимо использовать другую кассу, которая соответствует требованиям.

2. Истек срок действия ключа фискального признака в ФН – необходимо заменить фискальный накопитель. Рекомендуется следить за этим параметром и заменять накопитель заранее. Применение кассы с просроченным сроком ФН равняется ее отсутствию.

3. Информация о прекращении деятельности внесена в ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Про маркировку и кассы. Если организация прекращает свою деятельность и информация об этом внесена в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей), есть несколько важных моментов, связанных с маркировкой и кассовыми аппаратами.

Что нового в 2023 году

Начиная с 28 февраля текущего года заканчиваются эксперименты, связанные с исследованием и тестированием БАДов, антисептиков, медизделий, пива и слабоалкогольных продуктов. С 1 марта вступило в силу обязательное правило маркировки велосипедов и пивных изделий. В то же время, было отложено введение обязательной маркировки инвалидных кресел.

Выбор фискального накопителя

Если предприниматели занимаются продажей товаров с маркировкой, они должны применять ФН. Однако есть некоторые исключения, о которых НС сообщила пользователям в письме № АБ-4-20/14414@ от 26.10.2022 года. Переход может быть отложен в следующих случаях:

— Если предприниматель использует ФН, который не поддерживает ФФД 1.2, то он может продолжать этим ФН пользоваться до истечения срока его службы.

— Если предприниматель использует кассовый аппарат (ККТ), который не поддерживает ФФД 1.2, то он может продолжать использовать эту ККТ до окончания срока службы ФН.

— Если предприниматель осуществляет замену ФН и ККТ на такие, которые осуществляют поддержку работы с ФФД 1.2, то он может отложить этот переход до трех месяцев с даты включения в реестр модели ККТ с поддержкой ФФД 1.2, если с момента включения в реестр прошло не менее 3 месяцев.

Какие еще есть нововведения?

Предприниматели, занимающиеся продажей маркированных товаров, должны учесть несколько нововведений в отношении онлайн кассы для ип.

Во-первых, с 28 февраля текущего года интернет-магазины, курьерские службы, осуществляющие доставку товаров конечным потребителям, обязаны использовать тег 1162 «Код товара» в чеке или бухгалтерском сопроводительном документе. Это также относится к пунктам выдачи и постаматам.

Во-вторых, с 20 апреля вендинговые автоматы должны также применять тег 1162 «Код товара». Кроме того, с этого года шубы и меховые изделия должны быть маркированы контрольно-идентификационным знаком (КИЗ). Предпринимателям рекомендуется проверить, готова ли их техника и ПО к внедрению этих нововведений.

Чеки должны быть правильными

Существует несколько причин, почему следует купить онлайн кассу Эвотор:

1. Удержание лояльности клиентов: Они смогут проверить фискальный документ на сайте ФНС, что поможет сохранить их доверие к вашему бизнесу.

2. Защита от проверок ФНС: Использование смарт терминала снизит вероятность проведения проверок со стороны ФНС.

3. Точность отчетности: Информация в вашей отчетности будет соответствовать данным налоговой, что позволит правильно рассчитать налоговые платежи.

4. Улучшение отношений с партнерами ПО касс: Ваши партнеры будут уверены в вашей ответственности и могут предоставлять более быструю поддержку при возникновении проблем с Эвотор кассой.

Ошибки, которые часто встречаются

Упорядочим их в порядке убывания популярности:

1. Наименование предмета расчета.

2. Количество предмета расчета.

3. Информация о поставщике.

4. Адрес и место расчетов в чеке.

5. Версия ККТ или ФФД.

6. Данные о потребителе.

7. Отсутствие налога на добавленную стоимость.

8. Система правил начисления обязательных платежей в чеке.

9. Незадекларированные теги по НДС в предмете расчета.

10. Чек коррекции: код предписания.

11. Комбинация РН-ФН отсутствует в ФНС.

12. Неправильная сумма товаров. Во избежание штрафов следует обнаружить причину ошибки и исправить ее, а также отправить уведомление об исправлении до того момента, когда налоговая инспекция обнаружит неточность. Мораторий на проверки ФНС продлен до конца года. Так компаниям необязательно будет проводить формальные встречи с налоговыми инспекторами для проведения проверок.

Однако, необходимо отметить, что это не подразумевает полное отсутствие контроля со стороны ФНС. Специалист может прийти в офис компании и провести проверку без предварительного уведомления и согласования.

Важно отметить, что налоговые инспекторы также имеют право проводить контрольные закупки при обнаружении нарушений. Это означает, что они могут делать покупки у компаний, чтобы проверить их деятельность и убедиться в правильном уплате налогов.

В то же время, «Платформа ОФД» стремится обеспечить безопасность данных клиентов, упростить процесс подключения и улучшить аналитику, предоставляя финансовую информацию в отчетах и помочь автоматизации бизнеса, позволяя вам сосредоточиться на его развитии. Для избегания негативных последствий, таких как штрафы и внимание со стороны ФНС, следите за соблюдением требований по ключевым показателям кассовой дисциплины.

Контролируйте работу кассового аппарата, виртуальные кассы, оператора фискальных данных и фискального накопителя, а также правильность составления и хранения чеков. Если вы обнаружили нарушения в работе кассового оборудования Эвотор или получили уведомление от ФНС, немедленно принимайте меры по их исправлению. Вы можете обратиться за консультацией к специалистам или юристам, чтобы получить необходимую помощь и рекомендации. Не игнорируйте проблемы, так как это может привести к серьезным последствиям.