С июля 2017 года согласно 54-ФЗ предприниматели должны заменить старые кассы на новые, с возможностью выхода в интернет. В эти кассы встроен фискальный накопитель (ФН), который содержит информацию обо всех транзакциях. Для разной сферы деятельности и системы налогообложения необходимы кассы с разными фискальными накопителями.
Зачем необходим накопитель
Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он сохраняет информацию о каждой транзакции и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую. Таким образом налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.
На старых кассах за информацию отвечала ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная. Она записывала сумму каждой операции. Раз в год её необходимо было извлечь из кассы и везти в налоговую на проверку. Внутри новых касс стоит ФН. Он сохраняет больше информации: не только суммы, а также список товаров. Эти данные касса передает через интернет. Налоговая получает всю информацию онлайн, поэтому возить фискальный накопитель в налоговую нет необходимости.
И у ЭКЛЗ, и у ФН ограничен срок службы, но заменить ЭКЛЗ возможно было только в центре техобслуживания, а ФН можно поменять самостоятельно.
Память ЭКЛЗ была всего 4Мб, поэтому в магазинах с большим трафиком электронная лента быстро заполнялась, и тогда приходилось заменять ее раньше срока. Память фискального накопителя в 64 раза больше. Несмотря на то что память увеличилась в разы, размер чека тоже стал больше. Когда покупаете ФН, имейте в виду, что его хватит примерно на 230-250 тысяч фискальных документов.
Какой ФН выбрать
Фискальные накопители бывают разные по сроку действия и модели.
Срок действия ФН
Срок действия накопителей может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит также от деталей вашей работы.
Для общей системы налогообложения
Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) обязаны использовать накопитель, сроком действия 13 или 15 месяцев. Этот накопитель проработает все заявленные месяцы.
В законе указано, что бизнесмены на ОСН могут пользоваться накопителем сроком «не менее 13 месяцев», то есть любым: на 13, 15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не говориться об ОСН для торговли: изготовитель не даёт пояснений сколько такой накопитель прослужит и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не использовать.
Для компаний на спецрежимах или оказывающих услуги
Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, обязаны использовать только ФН сроком на 36 месяцев. Он тоже прослужит 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы.
Для фирм, продающих акцизные товары, работающих сезонно или автономно
Предприниматели, работающие на спецрежиме и торгующие подакцизными товарами, могут применять ФН на 13, 15 или 36 месяцев, но все они будут служить 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
Бизнесмены на спецрежиме с сезонным характером работы могут пользоваться ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители проработают максимально заявленный срок.
Предприниматели, работающие автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 15 или 36 месяцев. ФН на 15 месяцев можно эксплуатировать 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
Собственники, торгующие подакцизными товарами, но не передающие данные в ОФД, могут пользоваться ФН на 13, 15 или 36 месяцев. Все модели будут работать 410 дней.
Модель ФН
Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая намерена полностью перейти на ФФД версии 1.1.
Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. Формат передаваемых документы зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.
Это имеет значение для предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает фискальные документы формата 1.0, и накопитель модели ФН-1. С 1 января 2019 года необходимо, что бы касса передавала данные по новому формату 1.05, необходимо обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05. Если касса уже работает с ФФД версии 1.05, делать ничего не нужно. В компании Технокасса все кассовые аппараты уже идут с форматом ФФД версии 1.05.
Когда будете искать фискальный накопитель в интернете, вы встретите еще МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он предназначен для разработчиков касс и программного обеспечения, чтобы протестировать и настроить оборудование на тестовой площадке ОФД. Тестовый ФН не формирует фискальный признак и чеки не имеют юридической силы. Такой ФН вам не подойдет.
Зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36
Многим бизнесам закон позволяет использовать ФН сроком службы «не менее 13 месяцев». Кажется логичным купить накопитель на 36 месяцев, сэкономить и не обслуживать кассы три года. В реальности сэкономить вряд ли удастся.
Во-первых, как уже было сказано, срок, указанный на коробке, не всегда совпадает с реальным сроком службы накопителя. Например, если касса не передает данные в ОФД, фискальный накопитель на 36 месяцев прослужит только 18.
Во-вторых, память накопителей на 13/15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная. Если пробиваете больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на три года вам может не хватить. Лучше приобрести ФН на 13 или 15 месяцев.
Что случиться, если использовать неправильный ФН
Ответственность за нарушения правил работы с кассой определяет КоАП РФ, Статья 14.5
Если вы на спецрежиме или оказываете услуги, вы должны использовать ФН на 36 месяцев. Но если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете использовать его до окончания срока службы. Как правило, за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: организации с сезонным характером работы не обязаны пользоваться накопителем на 36 месяцев. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет объяснение термина на выбор предпринимателя. Это означает, избежать штрафа за неправильный накопитель, спецрежимникам поможет утверждение внутри организации сезонного характера работы.
Где купить ФН
Фискальные накопители продают производители кассовой техники, центры техобслуживания, ОФД и производители ФН. Цена зависит от модели, срока действия, количества накопителей — часто ее даже не указывают на сайте. В нашей компании при приобретение новой кассы стоимость фискального накопителя кассы на 15 месяцев составляет 6000 рублей и 9000 рублей на 36 месяцев.
Помните, что закон допускает к производству фискальных накопителей только сертифицированных изготовителей, а сами накопители занесены в реестр налоговой. Перед покупкой сверьтесь с реестром.
