Выбор онлайн-кассы: лучшие варианты

Современная торговля немыслима без высококачественного и бесперебойного оборудования. Это относится не только к внутренним бизнес-процессам, но и, прежде всего, к взаимодействию с налоговой службой. Появление онлайн-касс не только решило множество вопросов по отчетности для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, но и существенно улучшило обслуживание покупателей. В настоящее время в реестре контрольно-кассовых машин, соответствующих российскому законодательству, зарегистрировано почти 200 моделей.

В мире контрольно-кассового оборудования произошла революция, сопоставимая с превращением калькулятора в компьютер или кнопочного телефона в современный смартфон. Они стали удобными и неотъемлемыми инструментами для ведения бизнеса, вместо того чтобы быть сложными в настройке, громоздкими и требующими постоянного контроля со стороны налоговой службы. Главное – правильно выбрать модель, обеспечить стабильную связь и качественную поддержку.

Все началось с поправок в Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», в соответствии с которыми с 2017 года большинство предпринимателей должны были перейти на новую схему использования кассового оборудования. Был введен порядок, по которому ККМ должны были печатать чеки и параллельно отправлять их оператору фискальных данных (ОФД). ОФД принимает чеки, бланки строгой отчетности и другие отчеты через интернет, обрабатывает их, направляет в Федеральную налоговую службу (ФНС) и затем хранит. Оператор фискальных данных стал посредником между кассой и налоговой службой. Именно с этого момента стал широко используем термин «онлайн-касса».

По действующему законодательству работать без онлайн-кассы могут только предприниматели, не имеющие в штате наемных работников: самозанятые, продавцы товаров собственного производства, осуществляющие услуги или выполняющие работы.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут использовать любое контрольно-кассовое оборудование, включенное в специальный реестр ФНС. В настоящее время в этом списке зарегистрировано 192 модели.

Принцип работы онлайн-касс

Принцип работы всех онлайн-касс одинаков независимо от их типа. Сначала продавец сканирует товар с помощью штрих-кода, выбирает необходимую позицию на сенсорном экране или вводит код товара с помощью клавиатуры. Затем формируется кассовый чек.

В момент проведения операции данные о ней регистрируютсяна фискальном кассовом аппарате на фискальном накопителе (суть его работы аналогична сердцу кассы), шифруются и передаются оператору фискальных данных через интернет, проводным или беспроводным способом. Оператор, получив данные, присваивает чеку уникальный номер, отправляет его на проверку в ФНС, предварительно уведомив о поступлении данных от кассира. В этот момент фискальный накопитель формирует чек и отправляет его на принтер.

В процессе операции кассир может отправить электронную квитанцию клиенту в виде SMS-сообщения или по электронной почте. Такой вариант часто используется в мобильных приложениях для отображения приобретенных товаров. Электронная версия чека отправляется покупателю немного позже, после завершения проверки информации оператором фискальных данных.

На практике вся процедура занимает всего несколько секунд. Основная задача онлайн-кассы заключается в обеспечении связи между фискальным накопителем, оператором фискальных данных и налоговой службой.

Техническое обеспечение

Современные кассовые аппараты представляют собой микрокомпьютеры, включающие процессор, оперативную память и фискальный накопитель (ФН) – аналог жесткого диска, несомненно, самый важный элемент оборудования. Он накапливает и хранит информацию о всех проведенных операциях (кассовых чеках) за определенный период времени, шифрует информацию из чека, делает локальную копию и осуществляет передачу данных онлайн кассы оператору фискальных данных в режиме реального времени. Кроме того, он сохраняет информацию и подтверждает законность операций в случае отсутствия связи с ОФД.

Реестр ФН с подробными характеристиками можно найти на официальном сайте ФНС. Только в соответствии с этим документом можно выбирать подходящий экземпляр. Обычно одного фискального накопителя хватает на 15-36 месяцев работы. После этого требуется его замена.

Почти все современные онлайн-кассы оснащены экраном. Он может быть монохромным и небольшим или цветным и сенсорным, как на современных смартфонах или планшетах. Ключевым элементом является принтер чеков и бокс для чековой ленты. Встроенный или внешний принтер использует стандартную термобумагу со скоростью от 50 до 300 мм/с.

Некоторые модели оснащены сканером штрих-кода товаров или соответствующими портами для подключения внешних устройств, например, весов и прочего оборудования. Мобильные варианты оснащены аккумуляторами, а стационарные – электрическим адаптером. Время автономной работы мобильных версий зависит от количества распечатанных чеков и частоты использования устройства.

Онлайн-кассы также оборудованы радиомодулями Wi-Fi, Bluetooth, мобильной связи (используются стандартные sim-карты) и NFC для бесконтактной оплаты. На корпусе таких устройств могут располагаться индикаторы состояния работы, механическая клавиатура для управления, USB-порты для синхронизации и настройки при помощи компьютера, а также порты для подключения по проводному каналу связи Ethernet.

Виды ККМ:

Все кассовые устройства можно разделить на три большие категории: автономные онлайн-кассы, смарт-терминалы с устанавливаемыми приложениями и фискальные регистраторы. Если провести аналогию с мобильными телефонами, то автономные кассы можно сравнить с кнопочными моделями, смарт-терминалы — с смартфонами, а фискальные регистраторы — с принтерами.

Автономные онлайн-кассы представляют собой терминалы с маленьким монохромным экраном и цифровыми кнопками. Эти устройства ограничены своими возможностями, но подходят для простых операций. Они не поддерживают работу с маркированными товарами и продажу алкогольной продукции. Такие онлайн ккт подходят для небольших бизнесов с ограниченным ассортиментом товаров или для оплаты проезда в транспорте.

Преимуществом таких ккт является их низкая стоимость по сравнению с более продвинутыми моделями. Однако, последующее обслуживание и обновление программного обеспечения могут потребовать дополнительных затрат.

Смарт ккм во многом похожи на современные смартфоны, но адаптированы для торговой деятельности. У них большие сенсорные экраны, широкий набор коммуникационных интерфейсов, поддерживают беспроводное подключение и работу в мобильных сетях. Большая часть продвинутых онлайн-касс собирается из комплектующих, используемых в недорогих смартфонах и планшетах. На такие устройства можно устанавливать различные программы (однако перед использованием стороннего приложения необходимо убедиться, что ваше устройство поддерживает данную возможность). Функциональность зависит от установленного программного обеспечения.

Фискальные регистраторы — это принтеры для печати чеков с фискальным накопителем, которые необходимо подключать к компьютеру или планшету с кассовой программой. Цена таких устройств зависит от стоимости управляющего устройства, к которому они подключены, а качество работы определяется выбором кассовой программы. Обычно такие кассы выбирают крупные розничные ритейлеры с большим количеством физических касс.

Облачные кассы:

Кроме того, стоит упомянуть об облачных кассах. Они также передают информацию через интернет и содержат фискальный накопитель, но располагаются в ЦОДе оператора облачных касс или в собственном дата-центре магазина и не имеют принтера, что делает их удобными для продаж в интернет-магазинах. Они также используются в вендинге, такси, ЖКХ и курьерских службах. Самые популярные сервисы для подключения облачных касс: «АТОЛ Онлайн» и «ЭВАТОР Онлайн».

Критерии выбора кассового оборудования:

Перед окончательным выбором кассового оборудования необходимо оценить технические условия работы в конкретной торговой точке. Это особенно важно, если ограничены выбором каналов связи, например, если доступен только Wi-Fi, но важна мобильность кассы, или если в торговой точке отсутствуют электрические розетки. Важно понимать, что при сбоях в работе кассы придется останавливать торговлю.

Если происходит еженедельное изменение ассортимента или цен на товары, стоит выбирать кассы, которые позволяют это делать без остановки продаж. Важно, чтобы процесс изменения ассортимента был доступен самостоятельно, без необходимости вызова специалиста и дополнительных затрат.

Не менее важным фактором являются расходы на программное обеспечение. На рынке представлены как бесплатные, так и платные кассовые программы. Если необходима только касса, можно выбрать решения, в которых не требуется оплата за кассовую программу. В некоторых случаях бесплатные версии имеют ограниченный функционал.

Аналогичная ситуация и с обновлениями программного обеспечения. После изменений в законодательстве и обновлений программного обеспечения появляются обновления, которые, как и в случае со смартфонами, происходят постоянно. Однако в некоторых кассах обновить программу можно только при помощи специалиста, а автоматические обновления чаще всего также платные.

Для некоторых предпринимателей важной является возможность продажи маркированных товаров и алкогольной продукции. Учитывая планы властей внедрить маркировку большинства товаров к 2024 году, стоит заранее позаботиться о наличии соответствующей возможности в оборудовании.

Техническая поддержка со стороны поставщика также важен. Некоторые компании предоставляют ограниченные способы связи, например, только почту, и это может затруднить оперативное решение вопросов, вплоть до остановки торговли. Ряд разработчиков предлагают удаленное подключение к кассе для быстрой диагностики и решения проблем, другие предлагают премиальную поддержку, ремонт и обслуживание онлайн касс.

Также важной является возможность подключения кассы к системе товаро-учета, что помогает автоматизировать складской учет, отчетность и контроль за персоналом и бизнесом.

С учетом распространения систем быстрых платежей (СБП) и сервиса оплаты по QR, стоит также подумать о выборе касс с поддержкой этой опции. Это позволит сэкономить на комиссиях банка и предложить покупателям больше платежных инструментов. Благо, что эти инструменты не требуют наличия отдельного эквайринга.

При серьезном подходе к выбору, проблем с кассовым оборудованием не будет. Приобрести онлайн кассу можно на нашем сайте.